Odpowiadasz na 10 maili, a w między czasie kolejne 20 pojawia się w twojej skrzynce odbiorczej? Oczekuje się od ciebie, że będziesz dostępny 24/7? Kusi cię napisanie smsa czy maila w trakcie spotkania, a może co chwilę zaglądasz na Facebook’a czy Twitter w tracie pracy? Nie ma co się oszukiwać, szybki rozwój technologii pomimo wielu pozytywów może mieć też negatywne skutki szczególnie w kontekście naszej produktywności.
Cokolwiek jest powodem dystrakcji poniższe 6 kroków powinno pomóc w poprawieniu produktywności i wydajności pracy.
1. Najgorsze zrób na początku
Kiedy jest to możliwe starajmy się rozpocząć dzień wcześnie, a nawet wcześniej od innych tak, aby najważniejsze rzeczy zrobić jeszcze zanim rozpocznie się wrzawa poranka – telefony, emaile itp. To z reguły najbardziej produktywny okres dnia i warto go wykorzystać w ceku zrealizowania najtrudniejszych zadań, tak aby drugą część dnia spędzić na mniej obciążających zadaniach. Jeśli nie lubisz wstawać wcześnie, to dobrze jest zidentyfikować porę, kiedy poziom twojej produktywności jest najwyższy i w tym czasie realizować najważniejsze zadania.
2. Rozbij projekty na mniejsze elementy
Łatwo zostać przytłoczonym przez ogrom całego projektu. W takiej sytuacji z reguły odechciewa się nam czegokolwiek. Dobrym trikiem jest podzielenie projektu na mniejsze elementy i realizowanie ich w określonym czasie. W ten sposób małymi kroczkami, osiągając kolejne cele łatwiej jest zrealizować duży projekt.
3. Skupiaj się na tym co robisz
Każdemu z nas zdarzyła się w trakcie spotkania sytuacja, w której ktoś zadaje nam pytanie, a my zdajemy sobie sprawę, że tak właściwie, to nie wiemy o co nas zapytano. Odłóż telefon, laptop czy inne urządzenia i skup się na tym co robisz. Nic nie jest warte robienia jeśli się na tym naprawdę nie skupisz. Zgadza się, że nie jest łatwym odizolowanie się od wszelkich dystrakcji, ale zobaczysz o ile produktywniejsze będą spotkania, kiedy poświęcisz im pełną uwagę.
4. Maile mogą poczekać
Szybkość reakcji jest kluczowa dla wszystkich działających w biznesie. Aczkolwiek, nie pozwól, żeby napływ maili uniemożliwiał ci wykonanie pracy. Określ przedział czasowy, w którym nie odbierasz wiadomości ani telefonów, a w 100 procentach poświęcasz się pracy.
5. Rób notatki
To rada Davina Allena autora książki „Sztuka efektywności”. Kiedykolwiek, wpadnie ci do głowy jakiś pomysł lub zadanie do wykonania – natychmiast, to odnotuj. Nie jest, to jakieś nadzwyczajne odkrycie, aczkolwiek wielokrotnie mamy tyle na głowie, że zapominamy o kluczowych sprawach.
6. Rób przerwy
Kluczowym elementem produktywności, o którym często się zapomina jest czas na odpoczynek i przyjemności. Czy są to zajęcia sportowe, prasa czy lunch ze znajomymi istotnym jest, aby nie zapominać o czasie na tzw. doładowanie bateryjek.
